Vous avez peut-être envoyé impulsivement un courriel méchant à quelqu’un. Ou encore, vous avez peut-être envoyé un courriel professionnel et oublié de joindre un document dont vos collègues ont besoin.
Si vous voulez un moyen de revenir en arrière, vous avez de la chance – si vous utilisez Outlook, bien sûr. En effet, le client de messagerie de Microsoft dispose d’une solution intégrée pour les situations de ce type : L’option de rappel des e-mails. Le rappel d’un courriel peut empêcher un destinataire de voir un courriel incomplet, en colère ou de mauvaise qualité que vous avez envoyé. Suivez les instructions ci-dessous si vous souhaitez rappeler un e-mail dans Outlook. Si vous souhaitez également savoir comment retarder vos e-mails dans Outlook (pour éviter d’envoyer accidentellement de tels e-mails à l’avenir), passez les instructions de rappel pour consulter un guide sur la manière de procéder.
Comment rappeler un courriel dans Outlook
- Etape 1 : ouvrez votre dossier Éléments envoyés et recherchez l’e-mail que vous souhaitez rappeler – il doit se trouver en haut ou à proximité de la liste. Vous devez double-cliquer sur cet e-mail pour l’ouvrir complètement avant de passer à l’étape suivante.
- Etape 2 : cliquez sur l’onglet Message de la barre d’outils pour le rendre actif. Ensuite, accédez à la section Déplacer et cliquez sur le bouton Autres actions de déplacement désigné par une lettre et une enveloppe.
- Etape 3 : Cliquez sur l’option Rappeler ce message dans la liste déroulante.
- Etape 4 : Si votre interface est la version simplifiée du ruban, procédez comme suit : Sélectionnez l’onglet Message, cliquez sur l’icône à trois points, sélectionnez Actions, puis cliquez sur Rappeler ce message.
- Etape 5 : Une fenêtre contextuelle apparaît sur votre écran. Vous avez alors deux options : Supprimer les copies non lues de ce message ou Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau message. Vous verrez également une option pour qu’Outlook vous avertisse si le processus réussit ou échoue. Sélectionnez votre/vos option(s) et cliquez sur le bouton OK pour continuer. Si vous avez supprimé le message, félicitations ! Si vous voulez le remplacer, continuez.
- Etape 6 : si vous choisissez de créer un remplacement, Outlook ouvre un deuxième écran pour vous permettre de réviser le message. Pendant que vous composez votre nouvel e-mail, Outlook rappelle votre ancien message et affiche une notification (si vous avez choisi cette option). Cliquez simplement sur le bouton Envoyer lorsque vous avez terminé la révision du message.
Remarque : si vous envoyez un message de rappel, cela ne fait pas exactement disparaître votre ancien message. Pour que le message original disparaisse, le destinataire doit d’abord ouvrir le message de rappel. C’est pourquoi vous devez taper URGENT ou quelque chose de similaire dans le titre du message de rappel afin qu’il soit ouvert avant le premier courriel offensif. Continuez pour une explication plus longue. Microsoft indique également que, dans certains cas, le destinataire peut être averti lorsque les messages rappelés sont supprimés de sa boîte de réception. Gardez donc à l’esprit que, même en rappelant un message, le destinataire peut toujours savoir qu’un message bâclé ou offensant lui a été envoyé, même s’il ne peut pas le visualiser.
Alternatives au rappel d’un courriel
Solution 1 : Tapez un courriel d’excuses. Outre le fait de vérifier deux fois que vos courriels sont envoyés aux bonnes personnes, cette solution est probablement la plus simple à mettre en œuvre. S’il vous arrive d’envoyer accidentellement un message au mauvais destinataire ou au mauvais groupe de destinataires et que cela n’est pas trop scandaleux, économisez du temps et des efforts en reconnaissant votre erreur et en vous excusant. Des excuses honnêtes sont généralement bien accueillies et peuvent même renforcer la confiance des destinataires. Ensuite, vous pourrez tous passer à autre chose.
Solution 2 : Retardez vos e-mails pour qu’ils ne soient pas envoyés immédiatement. Si vous répondez constamment à des e-mails, si vous envoyez des données privées dans les deux sens ou si vous êtes tout simplement enclin à faire des erreurs, vous devriez peut-être commencer à retarder l’envoi de vos e-mails. Vous pouvez facilement configurer cette fonction pour tous vos e-mails Outlook en suivant ces instructions simples :
- Etape 1 : Sélectionnez Fichier dans le coin supérieur gauche d’Outlook.
- Etape 2 : Faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
- Etape 3 : La fenêtre *Règles et alertes** apparaîtra sur votre écran. À partir de là, sélectionnez l’option *Nouvelle règle*.
- Etape 4 : Une autre fenêtre pop-up apparaîtra. Ici, cliquez sur Appliquer la règle sur les messages que j’envoie. Vous remarquerez que cette option est répertoriée sous Démarrer à partir d’une règle vierge. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.
- Etape 5 : Ne vous préoccupez de rien d’autre dans la liste des conditions et cliquez sur Suivant pour continuer. Après cela, un écran de confirmation s’affiche. Sélectionnez Oui pour confirmer.
- Etape 6 : Sélectionnez l’option Différer la livraison d’un certain nombre de minutes. Cliquez sur le lien Un certain nombre de. Vous verrez apparaître un écran contextuel dans lequel il vous sera demandé de choisir la durée souhaitée. Entrez le nombre que vous voulez (120 minutes est le maximum que vous pouvez faire), puis cliquez sur le bouton OK. Une fois que vous avez fait tout cela, cliquez sur Suivant.
- Etape 7 : Si vous avez des exceptions, sélectionnez les options d’exception que vous voulez. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer.
- Etape 8 : Donnez un nom à votre règle, et cochez la case Activer cette règle si elle est disponible. Enfin, cliquez sur le bouton Terminer.
Pourquoi le rappel d’e-mails ne fonctionne pas toujours
Bien que cela semble assez simple, le rappel d’un e-mail ne fonctionne pas toujours comme vous le pensez. Avec les vitesses d’Internet actuelles, cet e-mail erroné est probablement déjà en attente dans la boîte de réception de quelqu’un, ce qui crée plusieurs problèmes. Quelques facteurs différents peuvent perturber vos tentatives de rappel d’un courriel. Voici quelques-uns des éléments qui pourraient contrecarrer vos efforts ou ajouter des complications.
- Messages ouverts : Si un destinataire ouvre votre message original, vous ne pouvez pas le rappeler. Le destinataire peut toujours recevoir et lire le second message de rappel, mais l’original reste dans sa boîte de réception Outlook. C’est une des raisons pour lesquelles vous devez agir rapidement.
- Redirections vers d’autres dossiers : Si votre premier message a activé un filtre et qu’Outlook l’a redirigé vers un dossier spécifique, alors votre rappel échouera. L’option de rappel n’affecte que les e-mails qui restent dans la boîte de réception. Si le premier message attend ailleurs, il ne disparaîtra pas.
- Dossiers publics : Si quelqu’un lit votre message qui se cache dans un dossier public, le rappel échoue.
- Autres clients de messagerie : La fonction de rappel fonctionne avec Outlook. Si vous envoyez un message à quelqu’un qui utilise Gmail, par exemple, le rappel ne fonctionnera pas.
Encore une fois, les rappels ne sont pas infaillibles et vos tentatives peuvent être contrariées par des facteurs que vous ne pouvez pas contrôler.