Lorsque vous êtes en vacances, en voyage ou que vous n’avez pas d’accès régulier à votre messagerie, l’envoi d’un message automatique à toute personne tentant de vous contacter peut s’avérer utile.
Sur Gmail, cet outil s’appelle vacation responder. Vous pouvez configurer ce message automatique sur le site Web de bureau ou l’application mobile de Gmail, et même partager votre statut d’absence du bureau avec d’autres personnes. Voici comment procéder.
Quand votre réponse d’absence du bureau est envoyée
Lorsque vous configurez le répondeur de vacances, Gmail commence à envoyer la réponse automatique à 0 h 00 à la date de début et l’arrête à 23 h 59 à la date de fin, sauf si vous décidez d’y mettre fin manuellement plus tôt.
Lorsque quelqu’un vous envoie un message électronique alors que le répondeur de vacances est activé, Gmail n’envoie généralement votre message de réponse automatique qu’une seule fois. Il se peut qu’il voie votre réponse de vacances plus d’une fois s’il vous envoie un nouvel e-mail après quatre jours, ou si vous modifiez votre réponse de vacances et qu’il vous envoie un nouvel e-mail.
Les messages qui sont envoyés dans votre dossier de spam et ceux qui sont envoyés à une liste de diffusion à laquelle vous êtes abonné ne recevront pas votre réponse de vacances.
Comment configurer le message d’absence de Gmail sur un ordinateur de bureau ?
- Allez sur Gmail. Connectez-vous à votre compte, si nécessaire.
- Cliquez sur l’icône Paramètres en forme d’engrenage en haut à droite de l’écran, puis cliquez sur Voir tous les paramètres.
- Faites défiler l’écran jusqu’à la section Répondant aux vacances. Cliquez sur le cercle à côté de Vacation responder on.
- Définissez la date de début et de fin en cliquant sur les cases respectives et en sélectionnant une date dans le calendrier déroulant. Remplissez la section message avec les informations que vous souhaitez transmettre.
- Si vous souhaitez que seuls vos contacts reçoivent votre réponse de vacances, cliquez sur la case située à côté de N’envoyer une réponse qu’aux personnes figurant dans mes contacts.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Comment configurer le message d’absence du bureau de Gmail sur le mobile ?
- Ouvrez l’application Gmail.
- Appuyez sur l’icône de trois lignes horizontales en haut à gauche de l’écran. Faites défiler l’écran vers le bas et appuyez sur Paramètres.
- Appuyez sur votre adresse e-mail, puis sur Vacation responder sur l’écran suivant.
- Appuyez sur le curseur pour activer le répondeur de vacances.
- Définissez la date de début et de fin, puis modifiez l’objet et le message.
- Si vous souhaitez que seuls vos contacts reçoivent votre réponse de vacances, appuyez sur le curseur en regard de Envoyer uniquement à mes contacts.
- Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer.
Comment trouver et partager votre statut d’absence du bureau de Gmail ?
La recherche et le partage de votre statut d’absence du bureau Gmail sont identiques sur le site Web de bureau et dans l’application mobile Gmail.
Pour partager votre statut d’absence du bureau avec vos collègues, vous devez partager votre agenda Google et créer un événement d’absence du bureau. L’événement d’absence du bureau doit durer une journée entière ou au moins se prolonger au-delà de vos heures de travail.
Si la personne à qui vous envoyez un e-mail est absente du bureau, Gmail vous indiquera son statut d’absence du bureau lorsque vous rédigerez un e-mail à son intention. Cela ne vous empêchera pas d’envoyer un message. Seules les personnes autorisées à consulter votre événement d’absence du bureau verront votre statut d’absence du bureau.