Nous vivons dans un monde où la communication numérique est devenue une partie intégrale de nos vies, qu’il s’agisse de l’environnement professionnel ou personnel. Gmail, en particulier, s’est avéré être un outil incontournable pour des millions de personnes à travers le monde, en facilitant une communication fluide et rapide. Cependant, le maintien de l’organisation de notre boîte de réception peut parfois être un défi. Qu’il s’agisse de perdre un email important dans un océan de spams ou de passer trop de temps à chercher un vieux fil de discussion, une boîte de réception mal gérée peut s’avérer frustrante. Mais ne vous inquiétez pas, car nous sommes ici pour vous aider. Dans cet article, nous allons vous présenter les cinq meilleures astuces pour organiser votre Gmail comme un véritable professionnel. Préparez-vous à dire adieu à la désorganisation et à accueillir un nouveau niveau d’efficacité !
L’utilisation des étiquettes
Pour un Gmail plus organisé, vous devez commencer par étiqueter vos emails. Cela vous aidera à trouver facilement certains emails, et cela fonctionne en quelque sorte comme un dossier. De plus, vous pouvez attribuer plusieurs étiquettes à un email, ce qui le rend encore plus utile. Voici comment étiqueter vos emails :
- Allez sur Gmail.
- Sélectionnez un email en cliquant sur la petite case qui lui est attribuée à gauche.
- Cliquez sur Etiquette dans le menu supérieur. (Cela ressemble à une flèche pointant vers la droite)
- Cliquez sur Créer une nouvelle dans le menu déroulant.
- Donnez un nom à l’étiquette.
- Cliquez sur Créer lorsque vous avez terminé.
L’archivage
Une autre façon de garder votre Gmail organisé est d’archiver les emails inutiles. Vous pourriez également supprimer ces emails, mais parfois vous pourriez en avoir besoin à l’avenir. Google offre 15 Go d’espace gratuit pour les utilisateurs à travers toutes les applications Workspace, ce qui est suffisant si vous n’utilisez que Gmail.
- Connectez-vous à votre compte Gmail.
- Sélectionnez un email en cliquant sur la petite case.
- Cliquez sur Archiver dans la barre d’outils. (Au même endroit que Etiquette)
- Si vous souhaitez à un moment donné désarchiver vos emails, allez dans Tous les Emails, sélectionnez l’email archivé, et cliquez sur Désarchiver.
Les hashtags sont également un excellent moyen d’organiser votre Gmail. Les hashtags fonctionnent comme des étiquettes, et vous pouvez ajouter autant de hashtags que possible. Les hashtags peuvent sembler étranges au milieu d’un email, donc essayez de les ajouter à la fin. Cependant, l’utilisation des étiquettes est une façon plus professionnelle.
Les raccourcis
Comme toute autre application et outil, Gmail dispose également d’une multitude de raccourcis pour nous faire gagner du temps. Voici les raccourcis les plus utilisés pour vous aider à trouver les meilleures façons d’organiser Gmail :
- Archiver : e
- Rendre silencieuse une conversation : m
- Signaler comme spam : !
- Supprimer : #
- Répondre : r
- Envoyer : CMD/CTRL + Entrer
- Gras : CMD/CTRL + b
- Italique : CMD/CTRL + i
- Souligner : CMD/CTRL + u
- Message précédent dans une conversation ouverte : p
- Message suivant dans une conversation ouverte : n
La création d’un deuxième compte Gmail
La création d’un second compte Gmail peut également vous aider, surtout si vous souhaitez utiliser des emails séparés pour votre vie personnelle et votre travail. De plus, vous pouvez utiliser les deux comptes dans une seule boîte de réception ! Suivez les étapes ci-dessous pour créer un autre compte Gmail et utiliser les deux dans la même boîte de réception :
- Cliquez sur Paramètres et sélectionnez Accéder à tous les paramètres.
- Cliquez sur Boîte de réception.
- Sélectionnez Boîtes de réception multiples, à côté de Type de boîte de réception.
- Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Conclusion
L’organisation de votre Gmail peut sembler une tâche ardue au premier abord. Cependant, une fois que vous aurez adopté ces cinq astuces, vous vous demanderez comment vous avez pu vous en passer. Une boîte de réception bien organisée vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer votre productivité, que ce soit pour le travail, les études ou même la gestion de vos affaires personnelles. Avec un peu de pratique, vous maîtriserez ces astuces en un rien de temps, et votre Gmail sera transformé en un espace de travail fluide et bien organisé. N’oubliez pas, chaque grand changement commence par un petit pas. Alors, commencez dès aujourd’hui et prenez le contrôle de votre boîte de réception Gmail !
FAQ
Q1 : Comment puis-je créer des sous-étiquettes dans Gmail ? R: Pour créer une sous-étiquette, commencez par créer une étiquette normale. Ensuite, lorsque vous créez une nouvelle étiquette, vous aurez l’option de la placer sous une étiquette existante.
Q2 : Comment puis-je récupérer des emails archivés dans Gmail ? R: Pour récupérer des emails archivés, allez dans « Tous les emails » dans le menu de gauche de Gmail. Vous y trouverez tous vos emails, y compris ceux que vous avez archivés.
Q3 : Est-il possible de mettre en place des raccourcis personnalisés dans Gmail ? R: Gmail ne permet pas actuellement de créer des raccourcis personnalisés. Cependant, il propose une vaste gamme de raccourcis prédéfinis qui peuvent grandement améliorer votre efficacité.
Q4 : Comment puis-je gérer plusieurs comptes Gmail sur mon téléphone ? R: Vous pouvez ajouter plusieurs comptes à l’application Gmail sur votre téléphone. Il vous suffit d’aller dans les paramètres de l’application et de choisir « Ajouter un compte ».